|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: MLS 2026 Fully Integrated Accounting > Accounts Payable > Accounts Payable Troubleshooting Flowchart |
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
SOMETHING LOOKS WRONG IN A/P
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
WHAT KIND OF PROBLEM IS IT?
│
┌─────────────────────────────┼──────────────────────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
BALANCE ISSUE? PAYMENT ISSUE? VENDOR ISSUE?
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
A/P TOTALS DON'T MATCH GENERAL LEDGER
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Run TRANSACTION REPORT
(wide date range)
01/01/1980 – 12/31/2099
│
▼
Look for:
• Missing payment cycles
• Very old transactions
• Accounts not closed
│
▼
Fix:
• Assign valid payment cycle
• Re-run balances
• Process payments if needed
• Close payment cycle
│
▼
Still wrong?
Run dSalvage on aaptrn.dbf
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
BALANCE PROBLEM RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
PAYMENT PROCESSING ISSUE
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
WHAT KIND OF PAYMENT ISSUE?
│
┌─────────────────────────────┼──────────────────────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
WRONG ENTRY? CHECK PRINT ISSUE? VENDOR CREDIT?
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
POSTING ERROR
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Were payments already applied?
│
├── NO → Reverse original entry
│ (negative transaction)
│ then re-enter correctly
│
└── YES → Post difference only
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
POSTING ERROR RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CHECK DID NOT PRINT CORRECTLY
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Did checks jam or print incorrectly?
│
▼
Answer NO when system asks
if checks printed correctly
│
▼
Follow prompts to:
• Reprint checks
• Reprocess print run
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CHECK ISSUE RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
VENDOR CREDIT
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Enter NEGATIVE CHARGE
in posting routine
│
▼
Verify:
• Vendor balance
• General Ledger posting
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CREDIT ISSUE RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
VENDOR OR PROCESS ISSUE
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
WHAT KIND OF VENDOR ISSUE?
│
┌─────────────────────────────┼──────────────────────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
SINGLE PAYMENT? OVERDUE PAYABLES? MISSING INVOICE?
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
SINGLE VENDOR PAYMENT NEEDED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Assign TEMP payment cycle
(example: X)
│
▼
Run Write Checks
for that cycle
│
▼
Restore original cycle
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
SINGLE PAYMENT COMPLETE
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
OVERDUE VENDOR BALANCES
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Run OVERDUE A/P REPORT
│
▼
Review:
• Aging
• Vendor balances
• Payment commitments
│
▼
Contact vendors
and document Notes
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
OVERDUE ACCOUNT REVIEW COMPLETE
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
MISSING VENDOR INVOICE
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Compare:
• Vendor statement
• Worksheet
• Transaction report
│
▼
Missing invoice found?
│
▼
Enter invoice manually
│
▼
Verify G/L accounts
and save posting
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
MISSING INVOICE RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
PERIOD WAS NOT CLOSED PROPERLY
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Run PERIOD CLOSE
│
▼
Use same:
• Payment cycle
• Closing date
used during payment processing
│
▼
Verify balances
and aging totals
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CLOSING ISSUE RESOLVED