|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: MLS 2026 Fully Integrated Accounting > Accounts Receivable > A/R Troubleshooting Flowchart |
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
SOMETHING LOOKS WRONG IN A/R
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
WHAT KIND OF PROBLEM IS IT?
│
┌─────────────────────────────┼──────────────────────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
BALANCE ISSUE? PAYMENT ISSUE? STATEMENT ISSUE?
│ │ │
▼ ▼ ▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
BALANCES DON'T MATCH / OUT OF BALANCE
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Run TRANSACTION REPORT (wide date range)
(01/01/1980 – 12/31/2099)
│
▼
Look for:
• Missing billing cycles
• Very old transactions
• Accounts not closed
│
▼
Fix:
• Assign temporary billing cycle
• Re-run balances
• Print statements
• Close period
│
▼
Still wrong?
Run dSalvage on aartrn.dbf
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
BALANCE PROBLEM RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
PAYMENT OR CREDIT PROBLEM
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
WHAT KIND OF PAYMENT/CREDIT ISSUE?
│
┌─────────────────────────────┼──────────────────────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
NSF CHECK? POSTING ERROR? NEED TO POST CREDIT?
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
NSF CHECK
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Post NEGATIVE PAYMENT (e.g., -125.00)
│
▼
Apply to original invoice
│
▼
If already cleared:
Post as NEGATIVE CREDIT
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
NSF CHECK RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
POSTING ERROR
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Was the invoice already cleared?
│
├── NO → Reverse entire entry (negative)
│ Re-enter correctly
│
└── YES → Post the DIFFERENCE only
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
POSTING ERROR RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CREDIT REQUIRED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Preferred:
Create CREDIT INVOICE
│
▼
(Negative parts + negative labor)
│
▼
Alternative:
Negative A/R charge (not recommended)
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CREDIT ISSUE RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
STATEMENT PROBLEM
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
WHAT KIND OF STATEMENT ISSUE?
│
┌─────────────────────────────┼──────────────────────────────┐
│ │ │
▼ ▼ ▼
SINGLE ACCOUNT? DOESN’T MATCH CLIENT? CLOSING ISSUE?
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
SINGLE ACCOUNT STATEMENT
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Change account to TEMP cycle (e.g., X)
│
▼
Run statements for that cycle
│
▼
Restore original cycle
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
SINGLE STATEMENT COMPLETE
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
STATEMENT DOES NOT MATCH CLIENT RECORDS
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Run INDIVIDUAL ACCOUNT REPORT
│
▼
Use full date range
│
▼
Provide report to client
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
STATEMENT ISSUE RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CLOSING MISSED OR DELAYED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
▼
Re-run statements for affected cycle
│
▼
Close period immediately
│
▼
Review aging and overdue accounts
│
▼
Document discrepancies in Notes
│
▼
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CLOSING ISSUE RESOLVED
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────